Cómo liquidar a un empleado en Colombia 2026

Conceptos obligatorios al liquidar un empleado

1. Salarios y comisiones pendientes hasta la fecha de retiro.
2. Cesantías y sus intereses (12% anual) proporcionales al tiempo trabajado en el último periodo.
3. Prima de servicios proporcional al semestre en curso.
4. Vacaciones causadas y no disfrutadas, en dinero.
5. Indemnización por terminación sin justa causa (art. 64 CST), si aplica.

¿Cuándo aplica indemnización?

Solo si el empleador termina el contrato unilateralmente sin justa causa probada. En estos casos, la fórmula depende del tipo de contrato:

• Indefinido, salario < 10 SMMLV: 30 días primer año + 20 días por año adicional.
• Indefinido, salario ≥ 10 SMMLV: 20 días primer año + 15 días por año adicional.
• Fijo: salarios correspondientes al tiempo faltante para terminar el plazo pactado.
• Por obra o labor: salarios faltantes hasta cumplir la obra, mínimo 15 días.

Plazo para pagar la liquidación

Los salarios y prestaciones debidos deben pagarse al terminar el contrato. Sin embargo, el retraso no causa automáticamente un día de salario por cada día: la indemnización moratoria del artículo 65 debe analizarse en cada caso y una autoridad laboral valora, entre otros elementos, la conducta y la buena o mala fe del empleador. Sus reglas también varían según el nivel salarial y el momento en que se presente la reclamación judicial.

Documentos que debes entregar al empleado

• Desglose escrito de la liquidación y comprobante de pago. La firma bilateral no es un requisito que cause el derecho ni convierte el documento en una renuncia general; una firma puede servir como constancia de recibido según su contenido.
• Certificación laboral con fechas y cargo (a solicitud).
• Comprobante de pago de aportes a seguridad social vigente.
• Carta de retiro o de despido según el caso.

Errores frecuentes que generan demandas laborales

• Liquidar como justa causa sin tener pruebas documentales y procedimiento previo de descargos.
• Omitir el auxilio de transporte en la base de cesantías y prima.
• No pagar la prima del semestre en curso por considerarla “no causada”.
• No reconocer la indemnización del art. 64 cuando el contrato es indefinido y la terminación es sin justa causa.
• Retrasar injustificadamente el pago: puede generar una controversia sobre la indemnización del artículo 65, pero su procedencia no es automática.

Fuente normativa

Consulta el Código Sustantivo del Trabajo — SUIN Juriscol, especialmente los artículos 64 y 65.